Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Vérifié le 01/09/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre <span class="miseenevidence">non exhaustif</span> (c'est-à-dire qu'elle n'est pas complète).
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant <span class="miseenevidence">toute la durée d'existence de l'association</span>.
Il est conseillé de les garder de manière illimitée :
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (<span class="expression">témoin de parution</span>)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
À savoir
les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 5 ans</span> :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Les documents financiers doivent être conservés <span class="miseenevidence">au minimum 10 ans</span> : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 6 ans</span>.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
5 ans
Registre unique du personnel
5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
1 an
Déclaration d'accident du travail auprès de la <a href="https://www.mairie-braisnes-sur-aronde.fr/vie-pratique/service-public/?xml=R15469">CPAM</a>
5 ans
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Titres de propriété et actes de ventes
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer
Durée du contrat + 5 ans
Contrat d'assurance
Durée du contrat + 2 ans
Factures de gaz et d'électricité
2 ans
Factures d'eau
4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
1 an
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un <span class="miseenevidence">intérêt historique </span>:
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
Délai de conservation des déclarations d'accident du travail
CNI ET PASSEPORT
CARTE D’IDENTITE
Pour demander une carte d’identité, les pièces justificatives nécessaires dépendent de votre situation: majeur ou mineur, première demande ou renouvellement, possession (ou non) d’un passeport… Les délais de fabrication dépendent du lieu et de la période de la demande. La carte d’identité d’une personne majeure est valable 15 ans, celle d’un enfant mineur est valable 10 ans.
Vos démarches pour obtenir une carte d’identité
Première demande ou renouvellement
Faire une pré-demande en ligne sur le site ants.gouv.fr CERFA en mairie.
Faire une pré-demande en ligne sur le site ants.gouv.fr ou retirer un dossier CERFA en mairie.
Le dépôt du dossier se fait uniquement sur rendez-vous
Coût de la formalité: 25 euros en timbre fiscal dématérialisé à acheter auprès d’un buraliste ou sur timbres.impots.gouv.fr
Pièces justificatives
Pour demander une carte d’identité, les pièces justificatives nécessaires dépendent de votre situation.
Attention en cas de demande simultanée de carte nationale d’identité et de passeport : Ne fournir qu’une seule photo et un seul dossier Tout dossier incomplet sera refusé et le rendez-vous reporté Fournir originaux et photocopies des documents
Dans quelle mairie faire votre demande de carte d’identité ?
Votre lieu de résidence ne vous contraint pas dans le choix de la mairie pour réaliser votre demande de passeport. Vous pouvez faire votre demande dans les mairies équipées.
Pour faire un passeport biométrique, il faut le demander dans une mairie équipée avec les justificatifs nécessaires. Les documents dépendent de la situation : majeur ou mineur, première demande ou renouvellement… Dans tous les cas, il faut fournir une photo, un justificatif de domicile et un timbre fiscal.
Vos démarches pour obtenir un passeport
Première demande, renouvellement, perte ou vol
Faire une pré-demande en ligne sur le site ants.gouv.fr ou retirer le formulaire Cerfa en mairie. Le dépôt du formulaire complété se fait uniquement sur rendez-vous au 03 44 40 73 36 ou 03 44 40 73 33.
Tarifs
86 euros personne majeure,
42 euros de 15 à 17 ans,
17 euros jusqu’à 14 ans.
Le coût du passeport doit être payé en timbre fiscal dématérialisé à acheter auprès d’un buraliste ou sur timbres.impots.gouv.fr
Pièces justificatives Pour obtenir un passeport, les pièces justificatives nécessaires dépendent de votre situation.
Attention en cas de demande simultanée de carte nationale d’identité et de passeport : Ne fournir qu’une seule photo et un seul dossier Tout dossier incomplet sera refusé et le rendez-vous reporté Fournir originaux et photocopies des documents
Dans quelle mairie faire votre demande de passeport ?
Votre lieu de résidence ne vous contraint pas dans le choix de la mairie pour réaliser votre demande de passeport. Vous pouvez faire votre demande dans les mairies équipées.
Les communes équipées
Mairie
COMPIEGNE ESTREES SAINT DENIS RESSONS SUR MATZ
Adresse du dispositif
Place de l’hôtel de ville 15 rue de l’hôtel de ville Place de la république
